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外国人陣採用のためにビザの申請方法をまとめる男性

外国人採用ノウハウ

外国人採用にはビザが必要!就労ビザの定義から採用までのフローまでご紹介

外国人採用を進めるため、クリアしなければならないハードルの1つに、雇用する外国人のビザ取得があげられます。ビザの取得のためには、複雑に思える申請手続きを行わなければなりません。ビザの種類や採用候補者の状況によって、フローや必要書類も異なるため、申請手続きで躓いてしまう採用担当者の方も少なくないでしょう。

今回は、そもそもビザとはどのようなもので、採用にあたってのビザ取得までには、どのようなフローを踏まなければならないのか、詳しく解説します。

外国人の採用のためには「就労ビザ」が必要になる

日本で外国人が働くために必要な就労ビザが、どのようなものか詳しく見ていきましょう。

ビザは28種類ある!その種類とは

ビザは大きく6つのカテゴリーに分類され、全部で28種類あります。

ビザの種類 在留資格
就業ビザ 教授
芸術
宗教
報道
経営・管理
法律・会計業務
医療
研究
教育
技術・人文知識・国際業務
企業内転勤
介護
興行
技能
一般ビザ 文化活動
留学
研修
家族滞在
技能実習
短期滞在
特定ビザ 日本人の配偶者等
永住者の配偶者
定住者
特定活動
外交ビザ 外交
公用ビザ 公用
高度専門職ビザ 高度専門職
高度人材

日本の一般企業で働いてもらうには就労ビザが必要になる

ビザとは外国人に対して国家が入国を許可する証書であり、その中でも就労ビザは、労働を目的とした在留を許可するものです。ご紹介したように、ビザは多くの種類がありますが、どのビザでも就労ができるわけではありません。例えば、ITエンジニアとして働くのであれば技術・人文知識・国際業務ビザが必要になるため、就業先に対応した就労ビザを取得しなければなりません。

採用フローは、国内・国外の人材を採用するかで変わってくる

採用したい外国人が日本国内、または国外のどちらにいるかで採用フローは変わります。

“国外”にいる外国人の採用フロー

まずは国外にいる外国人の採用フローから見ていきましょう。採用のための手続きは国によって異なるケースがありますが、一般的なフローを紹介します。

手順1:依頼したい業務内容と職歴の確認

採用候補者の持つ専門性と業務内容が一致しない場合にはビザが下りない可能性が高くなります。職歴から保有するスキルをしっかりと確認しましょう。

手順2:書面による雇用契約

契約内容を書面にまとめ、雇用契約を結びます。法的には書面で契約内容の通知さえ行えば契約書という形式でなくても構いませんが、雇用契約書が最も一般的な形でしょう。

手順3:入国管理局へ在留資格認定証明書の交付申請

雇い主が採用予定者の必要書類をまとめ、入国管理局に対して在留資格認定証明書の申請を行います。審査には出身国によって違いはありますが、通常1~2カ月程度かかります。問題なく在留資格認定証明書が交付されたら、採用候補者宛に郵送しましょう。重要な書類なので、追跡ができる郵送サービスなどの利用をおすすめします。

手順4:日本大使館(や領事館)へのビザ申請

国外在住の採用候補者が現地の日本大使館へ在留資格認定証明書を持参して申請手続きを行えば、就労ビザが発行されます。

手順5:住む場所などが決まれば、就業開始

本人が現地から日本に来るためのエアチケットを購入し、日程が決まったらいよいよ来日です。その後、日本での住居などの生活環境が整い、働く準備ができれば就業開始となります。雇用が決まった段階で、外国人雇用状況の届け出をハローワークへ忘れずに提出しましょう。外国人雇用状況届出書は、雇い入れの月の翌月末日までに提出することが義務付けられています。

“国内”にいる外国人の採用フロー

続いて国内で既に働いている外国人や留学生を採用する場合のフローを解説します。

手順1:現在持っている在留資格と採用後に従事する仕事内容を照らし合わせる

先述のように、在留資格と業務内容は一致している必要があります。具体的には、入国管理局への「就労資格証明書交付申請」という手続きによって、採用候補者が保有する就労ビザで自社の業務を行えるか確認してもらい、申請に通らなければなりません。ビザの残りの期間が短い場合や、前職を離れてから期間が空いているなどのケースも再度申請が必要となる場合もあるので要注意です。

手順2:(必要に応じて)在留資格変更許可申請が必要になる

業務内容と在留資格に不一致がある場合には、管轄の入国管理局へ在留資格変更許可申請を行います。

また、採用候補者が留学生の場合にも、学生ビザからの切り替えのため、在留資格変更許可申請が必要です。会社で用意した必要書類を本人に渡し、入国管理局で申請を行ってもらいます。会社の重要書類を渡すことになるので、社員が同行するケースもあります。ただし、慣れていないとそれなりの時間が取られてしまうので、行政書士に依頼することも可能です。その際の費用は5万円前後が相場です。

申請の結果は基本的に本人宛の郵送となりますが、引っ越しなどで住所が変わる場合には会社宛に送ってもらうこともできます。無事申請が通り、在留カードが発行されれば、就労可能になります。

手順3:雇用契約書の締結

雇用契約書の締結に関しては、国外の外国人を雇用する場合と同様に、契約内容を書面にまとめ、雇用契約を結びます。

まとめ:就労ビザの申請は早めに手続きを始めるのが吉

就労ビザの取得のためには、一般的には国外の人材なら申請準備に約1カ月、申請してから1~3カ月かかり、国内人材でも申請準備に約2週間、申請してから1~3カ月ほど時間がかかります。どの国の人材を採用するかによって幅はあるものの、就労ビザが即取得できるものではないということには変わりありません。スムーズに採用を進めるためにも、就労ビザ申請の手続きは早めに着手しましょう。

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