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外国人採用ノウハウ

外国人社員の帰国による住民税の支払い。手続きと準備を紹介

外国籍の社員が帰国する際に気を付けたいのは、住民税の支払いです。日本の税制度については複雑な要素も多いですが、外国人社員本人が行う手続きもあるため、人事が税金の仕組みについてあらかじめ説明をしておくことが必要です。今回は、外国人社員の帰国後に納税トラブルが発生させないよう、手続きや徴収方法についてご紹介します。

帰国時における住民税の手続き

都道府県税と市町村民税(もしくは特別区民税)の総称です。地方自治体が担う行政サービスの資金として一定額以上の収入がある人から徴収します。

住民税は当年年収を元に決定される税額を翌年に納めます。納税先は1月1日時点で住所のある役所(および役場)です。

外国人に課税されるポイント

国内に住所を持つ居住者」に定義される外国人は課税対象です。一般的には日本人社員と同様に企業が代行して住民税を市区町村に納めます。

年度の途中で帰国し「非居住者」になる場合には、転出の手続きを取る必要があります。すでに出国していても1月1日時点で住民票が日本国内の住所となっていれば課税されます。「みなし再入国許可/再入国許可」を受けた上での1年以上の帰国であっても、転出届が出ていなければ課税されます。

なお、年度の途中で帰国をする場合は、未払いの住民税を一括で支払う必要があります。これは住民税が前年の年収に課税されるためです。外国人社員の帰国が決まった場合には、住民税の残りの支払いや役所への届け出などについて本人に伝えたうえで、話し合っておきましょう。

支払い方法と手続きについて

住民税は前年の年収に課税をされます。そのため、外国人社員が帰国をする場合には一括で支払って清算をするか、納税を代行してくれる「納税管理人」を立てる必要があります。

①一括徴収で支払う

特別徴収として会社が給与から住民税を天引きしていた場合は、最終給与から一括で支払うのが望ましいでしょう。本人も転出届を提出するだけで済むので、手続きの負担も少なく済むでしょう。

会社に所属している間は特別徴収にし、退職時に普通徴収(個人納付)に切り替えておくと、会社としては未払いが発生した際のトラブルを防げます。

②納税管理人を立てて支払う

個人で納付をする普通徴収に切り替える場合は、原則的に納税管理人を選任する必要があります。納税管理人は、居住者が非居住者になった場合に税金の納付や還付金の受け取りなどの納税義務を果たすために、日本国内で納付書の受領や支払いを代行します。

納税管理人を指定する場合は「納税管理人承認申請書」を市区町村へ提出する必要があるため、退職者が普通徴収になる場合は前もって知らせておくとよいでしょう。

年末調整の処理について

最終給与支払い時に「居住者」なのか「非居住者」なのかよって、年末調整の方法も変わってきます。

「居住者」の場合は通常通り会社が源泉所得税を徴収し、年末調整をして年税額を清算します。一方で、「非居住者」の場合には原則20.42%の税率で源泉徴収をして所得税への課税を完了するからです。

ただし、外国人社員の本国と日本との間に租税条約(※①)が結ばれる場合には減免の可能性もあります。この場合は給与支払いの前日までに源泉徴収義務者(※②)を経由して租税条約に関する届出書を提出する必要があります。

※①租税条約:二重課税を回避する条約

※②源泉徴収義務者

まとめ

帰国の決まった外国人社員にはあらかじめ日本の税金に関するルールを説明しておくと良いでしょう。住民税に関しては前年分の納税になるなど複雑な部分はありますが、退職後は連絡が難しくなる場合も考えられるので、本人が役所にいき「非居住者」になるための転出の手続きが必要であることを伝えましょう。会社側の手続きとしては、トラブルを避けるためにも、退職時に普通徴収(個人納付)に切り替えることがおすすめです。

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