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人事向けコラム

採用後の必要書類と手続き。外国人のケースも紹介

採用に必要な書類は、入社前、入社時、入社後の3つの段階で異なります。また、そのなかで内定者に対して会社が準備する書類、逆に内定者が会社に対して準備すべき書類があり、人事部と内定者の双方の理解が必要です。
今回は、日本人のみならず外国人採用時の書類も含めて採用後の必要な書類や手続きについてご紹介いたします。

入社前に会社で準備すること

まず、入社が確定した社員に対して、会社が準備する書類を紹介します。

  • 内定通知書(採用通知書)
  • 入社承諾書

他にも企業によっては、提出が必要な書類もありますが、主な内定者への書類です。

なかでも入社承諾書は、企業と応募者のコミュニケーションの行き違いを防ぐ効果があり、採用トラブルの対処に有効です。この書類がないと、入社ぎりぎりの時期になってから、「実は他社に内定をもらいました」というトラブルも起きかねません。
新卒採用の場合は、社会人未経験という点から、採用担当者主導で事前の確認が必要になるでしょう。

新入社員に用意してもらう必要な書類

次に新入社員に用意してもらう入社時に必要な書類を紹介します。

  • 前職の雇用保険被保険者証
  • 源泉徴収票
  • 住民票
  • 年金手帳
  • マイナンバーがわかるもの
  • 給与振込先の届け出
  • 通勤手当などの届け出
  • 扶養控除等申告書
  • 労働契約書

中途採用の場合は、雇用保険に加入していることから雇用保険被保険者証源泉徴収票の提出が必要です。住民票や年金手帳、マイナンバーなど、労働者として重要な証明書になります。
扶養控除等申告書は、配偶者や扶養者の欄の記入が必要なため、必要に応じて案内しておくと記入漏れを防げるでしょう。

入社後に会社が行う手続き

入社後に会社が行う手続きは、下記にある通りで、雇用保険資格取得手続きや住民税に関する申告などです。

  • 健康保険資格取得手続き
  • 雇用保険資格取得手続き
  • 給与や住民税に関する回付や申告

社会保険を完備している会社の従業員は、厚生年金保険の健康保険に加入する必要があります。保険者証は入社後の手続き完了後に社員に渡すことになるため、あらかじめその旨を伝えておきましょう。雇用保険の保険者資格取得届も入社後に手続きしますが、入社日から保険者の扱いになります。

給与支払報告・特別徴収にかかる給与所得者異動届出書は、給与や住民税に関する回付や申告の手続きをします。

外国人採用の場合、違いはあるのか

外国人採用の場合は、「居住地」や「就労ビザでの滞在期間」がポイントになります。在留資格や身分系在留資格などがあり、外国人の採用基準によって在留資格書類が異なるため人事部が理解していないと、トラブルになる可能性があるため注意しておきたいところです。

まずは、採用予定の外国人が国外にいる場合と既に国内に滞在している場合で異なる提出書類をご紹介いたします。

居住地別の必要書類

①日本国内に居住している場合

【確認書類一覧】
・在留カード
・旅券(パスポート)
・卒業見込みまたは卒業証明書※留学生を採用する場合
引用元:bridger 初めての外国人雇用の入社手続き・必要書類【完全マニュアル】

②非居住者の外国人を採用する場合

【確認書類一覧(内定前)】

・大学の卒業証明書
・職務経歴書

引用元:bridger 初めての外国人雇用の入社手続き・必要書類【完全マニュアル】

【ビザ申請用の必要書類(内定後)】

▽企業側の必要書類

・雇用契約書
・全部事項証明書(企業謄本)
・決算報告書のコピー
・会社案内などのパンフレットなど
・社内の写真※任意
・雇用理由書※任意

▽学生側の必要書類

・卒業証明書または卒業見込み書
・パスポート
・日本語検定の合格証明書※任意
・無犯罪証明書※任意
引用元:bridger 初めての外国人雇用の入社手続き・必要書類【完全マニュアル】

国内に滞在する外国人より、国外に滞在する外国人を社員として雇用するには、手続きも多くなります。

そのほかの必要書類

外国人に対しては、基本的な労働条件に加え、日本におけるマナー社内での過ごし方、職務のルール(土足、服装、職務中の私語、有給申請でいきなり長期休暇を取らないように予めルール化するなど)を詳しく取り交わしておき、会社への理解を深めてもらえるよう準備をしましょう。

また、会社によって日本語検定の合格証明書を提出をさせるところもあります。接客業であれば必要かもしれませんが、ITエンジニアの場合は日本語スキルをあまり重要視しない会社もあります。日本語スキルの向上が必要であれば、就労しつつ取得してもらうことも検討しましょう。

さらにビザの情報も別紙で提出して管理する必要があります。「不法滞在」については、会社が行政処分を受けるので、在留資格の更新については注意が必要です。

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まとめ

採用に必要な書類は、漏れがあると手続きが完了できず、手続きが長引くと、人事の業務を圧迫してしまいます。また、外国人社員に共有しておきたいルールがあれば新たな書類として作成することをお勧めします。「なぜ必要なのか」と必要性や目的を聞かれてもきちんと回答することも必要です。日本人、外国人問わず社内の働き方について双方が理解したうえで働く環境を作っていきましょう。

【画像付き】外国人採用時には在留資格のチェックがマスト!確認方法を解説

グローバル人事とは?概要と制度構築のポイントを解説

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