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採用における内定通知書とは。送付タイミングや外国人のケースを紹介

内定が確定した候補者に送る内定通知書がありますが、人事部から送付するタイミングや同封したほうが良い書類はご存知でしょうか。今回は、一般的な内定通知書の扱いや、外国人を採用する場合もあわせてご紹介します。

内定通知書とは

「内定通知書」は、企業の選考プロセスを通過した候補者の方へ、企業が候補者の入社を承諾する意思表示を行うための通知書類として発行します。
意思表示の確認をする書類のため、法的な義務はなく、発行日の制約や内容は会社によって異なります。会社によっては、メールで「入社承諾書」代わりに内定通知を出すところもあります。

同封する書類は?

では、内定通知の中に同封しておくべき書類はどのようなものがあるのでしょうか?
同封しておきたいのは下記3つです。

  • 内定承諾書…「内定通知書の内容に承諾した」という意思を示す承諾書
  • 雇用契約書…労働者として企業側と雇用契約を結ぶ契約書
  • 取り消し事由…内定を取り消す場合の事由を記載した書類

どの書類も、応募者に署名、捺印をしてもらって提出を受けることで雇用契約が正式に結ばれることになります。

内定取り消し事由について

内定通知書を送付し、内定承諾まで至ったものの、その後やむを得ない事情があり内定を取り消す、というケースもあります。
内定を取り消す事由として正当に判断される理由は下記のとおりです。

  1. 経営状態の悪化による明らかな人件費の圧迫
  2. 内定者が内定後に怪我や病気で正常な勤務ができなくなった時
  3. 内定者の経歴や学歴の詐称が発覚したとき
  4. 内定者が大学などを卒業できなかった場合

内定通知を受けた者と企業側は始期付解約権留保付という契約が交わされます。
それは両者間で「採用」と「内定」の意思を確認できたことにより、条件の付いた労働契約の成立になるのです。その後、内定を取り消すことは内定者との紛争が発生する場合があります。
取り消し事由が発生した場合には、「内定を取り消すことができる」として、取り消し事由の書類も同封しましょう。

内定通知書送付のタイミング

法的に定められているわけではないので、企業によって様々です。企業の人事部人事課の担当者次第ともいえますが、目安として発送のタイミングをご紹介します。

採用決定から発送までの目安

入社意欲の高い内定者の気持ちを重視して、3日前後で電話かメールで一度連絡し、1週間以内で採用通知を送付するのが理想的です。
つまり、採用決定となる内定を言い渡してから1週間以内に採用通知を送付することが望ましいでしょう。内定者の入社意欲が落ちないうちに連絡+送付することが理想です。ここは採用活動において非常に重要なポイントと言えるでしょう。

発行しない場合もある

企業によっては、内定通知書を発行しない場合もあります。面接をした直後の採用決定により、入社までの日数が短い場合や工数削減のために省略している場合です。ただ、新卒の場合はきちんと段階を踏んでおくと、お互い認識のズレがなくなり安心して入社日を迎えられます。

外国人採用時の内定通知について

次に外国人を採用する場合、注意しておきたいポイントを解説します。

雇用契約書への理解

外国人と交わす雇用契約書は、日本語で書かれた契約書で問題ありません
ただ、雇用契約書がどのような目的で交わされるものかなど、参考用に翻訳したものも渡しておくことをおすすめします。国によって法律が違うので内定者に理解してもらえるよう準備が必要です。

書面に内定の停止条件を設ける

外国人内定者が就労資格を得られなかった場合の「内定停止条件」を内定通知書に加えておきましょう。企業は就労資格を持たない方を雇用することは違法なので、就労資格を得られなかった場合に内定停止することは問題ないと考えられますが、外国人内定者の誤解を防ぐという意味では有効です。

在留資格の確認「就労資格証明書」

外国人が「合法的に就労できるかどうか」を確認するために、「就労資格証明書」の提出を依頼しましょう。外国人の就労資格の取得や変更については、内定通知書または、雇用契約書が必要になるため確認までに時間を要することが考えられます。
※在留カードでも確認できます。

まとめ:内定通知は採用決定後すみやかに発行を!

採用決定から内定通知書の発行について解説してきました。内定通知書は承諾書と雇用契約書を同封し、送付は内定から1週間以内が目安です。なおすでに日本国内にいて、就労資格を取得している外国人の方は不要ですが、海外から日本に来て就労資格を申請する外国人の場合は、内定通知書が就労資格の申請書面として必要になりますので、必ず内定通知書を発行してください。

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