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外国人採用ノウハウ

【実際にあったビザ申請事例その4】転籍した外国人社員のビザ更新フロー

外国人社員の就労ビザについて正しい知識はつけられていますか?人事担当として更新手続きを知らないと、気づいたら不法就労させていた…!なんてこともあり得ます。
今回は、実際にあったビザ申請の手続きや流れについて「転籍」をポイントにご紹介します。

ケーススタディ|外国人採用のためのビザの申請フローがわからない

就労ビザに永続性はなく、基本的には定期的に更新が必要です。しかし人事異動などで関連会社から転籍してきた社員のビザ更新について、受け入れ先の企業ではビザ手続きの経験が不足しており、悩む場面があるかもしれません

実際に就労ビザの更新や変更は書類の種類も多く手順も複雑なため、通り一編の説明では全体像をつかむのが難しいのが現実です。

そこでプレイスネクストラボに実際に寄せられた相談事例を取り上げて、ビザの取得手順についてわかりやすく解説します。

実際のご担当者様のお悩み

それでは実際の相談事例を見てみましょう。

人事部 通信機器関連|ネットワークインフラのソリューション提案をする親会社から、通信機器を販売する関連の当社へ転籍してきたポルトガル人のベルナルド・サントス(仮名)さんから『就労ビザの更新時期がくる』と申し出がありました。これまで親会社がビザの手続きをしていたこともあり、転籍の場合のビザ更新の方法がよくわかりません。教えてください。

外国人の雇用が増える傾向にある現在、グループ企業間で外国人社員が転籍で移動をするケースも多くなっていくことでしょう。しかし、入社時点でのビザの手続きをしていない場合には、更新といわれても何をしたらいいのか見当が付かないかもしれません。

手順としては必要書類を揃えたうえで、在留資格認定証明書の発行を受ける必要があります。ここからは事例を踏まえて、必要書類と申請フローについて個別にご紹介します。

申請者・採用する企業が用意するもの

在留資格認定証明書を取得するために必要な書類を見てみましょう。弊社ビザ取得のサポートを実施したベルナルド・サントス(仮名)さんの事例に照らし合わせて解説します。ベルナルド・サントス(仮名)さんは就労ビザで転籍先の関連企業に在職中のケースです。

申請者|ポルトガル人 ベルナルド・サントス(仮名)さんのケース

ビザ申請当時のベルナルド・サントス(仮名)さんの状況は以下の通りです。
国籍:ポルトガル
在住:日本
ビザの状況:日本企業で内定をもらい就労ビザ取得。1年間在籍したのち、関連企業へ転籍。2年後、転籍先の会社で初めてのビザ更新手続き。

※ベルナルド・サントス(仮名)さんは関連企業で以前と同じ職務に就いています。ただし、入国管理法上は転籍であっても転職とみなされ、不法就労になる可能性があります。更新時のトラブルを防ぐためにも、転籍の時点で「就労資格証明書交付申請」を行っておくことをおすすめします。

申請者が用意するもの

申請者に用意してもらうのは以下の書類です。

  • 在留資格更新許可申請書(申請人用) ※従事する職務が変更される場合(ITエンジニアからマネージャーへ昇格など)は在留資格更新許可申請書で申請しましょう。
  • 写真(縦4cm×横3cm)
  • 履歴書・職務経歴書(日本語訳
  • 住民税の課税(又は非課税)証明書及び納税証明書(1年間の総所得及び納税状況が記載されたもの)
      1月1日現在に住んでいた住所の市・区役所でお取りください。
  • パスポート及び在留カード
  • 手数料4,000円 (許可された際、収入印紙で納付)
  • 印鑑

採用する企業側が用意するもの

雇用者が用意するのは以下の書類です。

  • 在留資格更新許可申請書(会社用) ※申請者の書類に合わせるようにします。
  • 前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表(受付印のあるものの写し)

なお、在留資格認定証明書交付申請は以下に該当する人が行うことができます。

  1. ビザ取得者本人
  2. 法的代理人
  3. 入管から申請取次承認を受けている者・行政書士

変更申請の場合は通常、企業が用意した書面を持って「ビザ取得者本人」が申請をします。
いずれの書類も不備があると在留資格認定を受けられないことがあります。書類の作成には十分に注意をして、間違いがないことを確認しましょう。

ベルナルド・サントス(仮名)さんの場合のビザ申請手続きのフロー

必要書類がそろったら、いよいよ更新申請にうつります。フローについて順を追って解説します。

1. 申請者の書類と、企業側が準備した書類を、申請者本人(ここではベルナルド・サントス(仮名)さん)が入国管理局に持参し、在留資格変更許可申請を行う。
※通常、2週間~1か月以内に申請結果が通知されます。

2. 許可がおりると、本人住所宛に「通知書」と書かれたハガキが郵送される。

3. 入国管理局に通知書、更新許可申請した時に受け取った「申請受付票」、パスポート(原本)、在留カード(原本)、4,000円(収入印紙代)を持参する。
※収入印紙は郵便局で事前に購入しておくのがおすすめ。入国管理局によっては併設のコンビニエンスストアなどで販売していますが、繁忙期は並ぶ場合もあります。

4. 在留期間の更新が許可される。

まとめ

外国人社員を関連会社間で転籍させた場合のビザの更新についてご紹介しました。在留期間の更新は最大1か月程度かかります。期限が間近に迫ってから書類を揃えようとすると、思わぬ不備や見落としにつながるかもしれません。転籍の社員を受け入れる際には、あらかじめビザの更新時期を把握しておくようにしましょう。

申請は在留期間満了の約3か月前から申請することが可能ですので、適切なタイミングで外国人社員のフォローをしてください。申請者に書類のサポートを求められたら、本記事をもう一度参照してください。

また、タレントハブでは「良質な外国人エンジニア採用」を目指す企業様に向けたコンサルティングも行っています。ご希望の場合はこちらのフォームからお問い合わせください。

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