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人事向けコラム

実録!POLO(フィリピン海外労働事務所)とのやり取り体験記

海外から高度人材を採用する場合、通常は日本国内の就労ビザ取得手続きだけで大丈夫です。一方、意外と知られていないのですが、フィリピンの場合、企業が現地から直接フィリピン人高度人材を採用するには、日本国内の手続きに加えて、フィリピンの政府機関での手続きが別途必要となります。

これを回避するには、フィリピン現地の人材紹介ライセンスを取得している企業が手続きを引き受けてくれれば、ほとんどの手続きをフィリピン国内で代行してくれるのですが、紹介料と手数料等の費用が発生するのと、企業が直接見つけた人材の手続き代行を受け付けてくれないことも多いです。

そこで今回は、日本の企業がフィリピンの高度人材を現地から直接雇用(英語:Direct Hire/日本のエージェント経由を含む)した場合の手続きについて説明いたします。なお派遣業務に従事する社員を採用する場合(英語:Dispatch Company)は申請手続きが異なりますのでご注意ください。また、日本にすでに来日していて就労ビザを取得しているフィリピン人の方を採用する場合は、今回の手続きとは異なりますのでこちらもご注意ください。

直接雇用についての概要・流れ

まず、フィリピンの人材を現地から直接雇用するための概要・流れを先に順に見ていきましょう。

  1. 書類準備…まずは、下記で詳細を解説する「必要書類」を全て準備します。
  2. 書類提出…書類を日本のフィリピン大使館・フィリピン現地の指定された機関に提出します。
  3. フィリピン大使館での面接…企業のマネジメントクラスの人物が、通称POLO Interview ポロ・インタビューと呼ばれる面接を受けます。
  4. フィリピン政府より書類を入手…フィリピン政府が許可、捺印した資料(Original POLO-Verified Document)を受け取ります。
  5. 日本国内での就労ビザ申請…日本国内で就労者の「就労ビザ」を申請します。
  6. 必要書類を就労者に送付…在留資格認定証明書(COE=Certificate of Eligibility)が取得できたら、捺印した資料(Original POLO-Verified Document)と一緒に採用するフィリピンの就労者に郵送してください。
  7. フィリピン国内の日本大使館に書類を提出…就労者本人がフィリピン国内の日本大使館へ行きCOEとパスポートを提出・捺印を受けます。
  8. POEAへの書類提出…就労者本人がPOEAに出向き「捺印した資料(Original POLO-Verified Document)」と「パスポートの捺印部分のコピー」を提出します。
  9. 渡航前セミナー・健康診断…必ず行われるわけではありませんが、就労者のセミナー参加と健康診断の受診を支持される場合もあります。
  10. POEAがOverseas Employment Certificate(OEC)を本人へ発給されます。就労者本人はOECを空港で提示することで出国、日本へ入国できるようになります。

※出典:POLO-VERIFICATION(英文)

必要となる書類

雇用の流れで必要になる書類は以下の通りです。

  • POLO申請フォーム
  • 雇用契約書原本(企業・フィリピン就労者候補者両方のサイン必須)
  • 生命保険加入
  • 給与詳細
  • 担当業務詳細
  • 業務遂行に必要なスキル詳細
  • フィリピン就労者のパソポートの写し※カラー
  • フィリピン就労者の履歴書・職務経歴書写し※サイン必須
  • フィリピン就労者の卒業証明書写し※カラー
  • フィリピン就労者の前職在籍証明書
  • 登記簿謄本。日本語原本&翻訳必須
  • 会社説明資料
  • 会社情報
  • 企業代表者のパスポート写し。 ※カラー

全ての書類が整ったら、国内のフィリピン大使館に提出し、インタビューの予約を取りましょう。
予約が取れたら、指定された日時にフィリピン大使館に赴き、大使館内のPOLOオフィスに向かい、会社名と氏名を告げ「インタビューのために来た」と告げましょう。その後はスタッフが案内してくれます。
【フィリピン大使館】
住所…東京都港区六本木5-15
電話番号…(03) 5562-1600(代表)

当日必要もしくはあったほうが良い資料

インタビュー当日には、以下の資料が求められる場合があります。
当日困らないように、事前に準備しておきましょう。

  • 雇用契約書原本
  • 代表取締役の人以外が訪問する場合は委任状

実際にあったインタビューの流れ

最期に、実際にインタビューで行われた内容を大まかな流れにして解説します。
まず、インタビューの最初に「POLO」が必要な理由について説明があります。フィリピン人の採用には政府公認のエージェントを経由しなければならないこと、例外は一部しか認められていないことが理由とされています。
次に、会社の事業内容について説明が求められます。自分の会社がどんな事業を展開しているのか、明確に説明できるようにまとめておきましょう。
その他に、家賃補助の金額など福利厚生の質問もされたので、面接を受ける人は自社と就労者の間で交わされる「雇用契約書」をよく読んで内容を把握してから面接を受けるようにしましょう。

その他には、オフィスでの安全環境状況・地震時の対応についての質問も上がりました。今回のケースでは、仕事がソフトウェアエンジニアだったため今までの怪我人は無いと前置きしたうえで、オフィスの環境について説明した回答で問題無かったようです。

これらのいくつかの質問について、特に問題がなければ面接は終了します。面接の時間はおよそ20分程度で、その後手続きを40分ほど待って書類を受け取り、全過程が終了となります。
ちなみに、面接や手続きはすべて英語で行われますが、通訳として英語ができる社員を同席されているケースも見受けられました。

まとめ

以上が、日本企業がフィリピンの高度人材を直接雇用する際の手続きとなります。勿論、雇用対象者のビザの種類や雇用形態に応じてこれらの手順は異なります。
しかし、大まか流れを知っておけば今後の雇用に役立つので、採用を狙っている企業の責任者は、例として今回の記事を参考にしてください。

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