現在、政府主導で働き方改革を推奨していますが、働き方の改善について具体的にどうすればいいのかわからず頭を抱えていませんか？そこで今回は、生産性を向上させながら残業時間を減らせると言われているITツールについてご紹介いたします。
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働き方改革にはITツールが肝？
働き方改革とは、労働環境の見直しと業務効率化と生産性の向上を目指すことです。
社員の残業時間や精神的な重圧を減らし、ライフワークバランスを実現することを目的としています。
ITツールを導入することは、厚生労働省でも、AIやRPAの発展により経理業務や名刺管理などの業務効率化、労働環境の整備につながると指摘しています。
おすすめのITツール
ここではオススメのITツール6選をご紹介します。
自社の状況に応じて導入を検討してみてください。
①連絡：Chatwork（チャットワーク）
チャットワーク（Chatwork(株)提供）はビジネス用のチャットワークです。
コミュニケーションツールとして個人やグループチャット、タスクの共有管理の他ビデオ通話（遠隔）でPC画面の共有ができます。
②タスク管理：Trello（トレロ）
Trello（Fog Creek Software社提供）はタスク管理ツールです。
タスクを1枚のカードのように進捗に応じて「TO DO」「Doing」「Done」のエリアに張り替えて管理することができます。
拡張機能を使うと日本語表示への変更、Excelファイルへの出力などの機能が利用できます。
③データ共有&閲覧：Dropbox Business（ドロップボックス）
Dropboxは（Dropbox社提供）オンラインストレージでファイルをクラウドに格納できるサービスです。
Dropboxで格納・共有・閲覧ができるのはテキスト、画像（写真）、音声、動画データです。
Dropboxは無料で利用できますが、有料のDropbox Businessを利用すればセキュリティの強化やデータ容量の上限ができます。情報共有のなかでデータのやり取りが多い場合におすすめです。
④勤怠：ジョブカン勤怠管理
ジョブカン勤怠管理は（(株)Donuts提供）勤怠管理システムです。
シンプルな操作性でシフトや休暇の申請、リモートワークや残業時間の労働時間の管理ができます。
画面表示は日本語、英語、韓国語、タイ語、ベトナム語に対応しているので、外国人社員がいる企業でも導入できます。
⑤人事戦略：HRMOS
HRMOSは（(株)ビズリーチ提供）戦略的人事を実現可能にするAIを搭載した人事管理システムです。
HRMOSは人事データベースを中心に採用、勤怠、評価、人材開発、組織、健康、経費、給与をワンストップで処理し、AIがフィードバックすることで組織の生産性の向上を目指します。
⑥web会議/セミナー：ZOOM
ZOOMは（アメリカ・Zoom Video Communications Inc提供）web会議やオンラインセミナーにも使えるアプリです。IDの登録はホスト側のみ必要ですが、招待URLがあれば参加者は登録不要で利用できます。遠隔地にいるクライアントとの商談やテレワークを導入している企業にとっておすすめのサービスです。
注意点
最後にITツールを導入する際の注意点に触れておきます。
導入目的がやや不透明
ITツールの導入目的が不透明だと社員に負担をかけることになります。
ITツールを導入すれば業務効率化ができると、安易に考えていると社員の利益になりません。
社内にどのような課題があるのか抽出して、ITツールを導入することで解決が図れるのかを検討しましょう。
従業員の同意/協力を得られるか
ITツールの導入は業務工程の変更を伴うことがあります。
関係する全社員に説明する場を設けて同意を得るようにしましょう。
導入前に、実際に使う社員がITツールの操作性や使い勝手を確認して最終意思決定を行うと良いでしょう。
使い方の共有
ITツールを導入する時には使い方のルールを必ず設けましょう。
全社員にITリテラシー研修を行い、権限別や外国人社員向けの説明会やマニュアルを整備して導入してください。
全社員がITツールを使いこなせなければ、業務効率化と生産性の向上は見込めません。
まとめ
現状の課題を抽出したうえで、どの課題を解決するためにITツールを導入するのか明らかにしてからITツールの導入を検討しましょう。グローバルに展開されている、Trelloトレロ、Dropbox、ZOOMといったITツールは、外国人エンジニアにとっても分かり易く、すぐに活用できるというメリットがあります。
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